うわ～、忘れてた…
仕事が忙しいとうっかり忘れたり、仕事が雑になったりしてミスしやすくなりますよね。
かく言うぼくも現場仕事でリーダーだった頃に何度もやらかしています。
自分の作業をしつつ全体にも気を回してあっちへこっちへと忙しかったんですね。
すると心にゆとりがなくなり…
- やるべき作業をすっ飛ばす
- 作業に必要な工具を家に忘れる
- 元請けから頼まれたことをやり忘れる
こういったことが起こってくるわけです。
パン
時は流れ、ぼくはセールス・パーソンになりました。
営業はお客さんと直接やり取りします。ミスが発覚した時点ですぐクレームになるシビアな世界、それが営業です。
つまり1ミスも許されないのです！
- スケジュール通りにお客さんと会う
- お客さんに重要書類を送付する
- 契約内容が工事班に正しく伝わったか確認する
ミスしたらお客さんは大迷惑です。
現場仕事でリーダーをしていた頃よりもさらに余裕がなくなったぼくは対策を打ちました。
今ではすっかり心に落ち着きを取り戻し、ミスもしなくなったのでその方法をシェアしますね。
題して「メモ捨て」術です！
本記事の内容をそのまま実践すれば、どれほど忙しくてもミスしなくなるはずです！
パン
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目次
忙しすぎてミスしてしまう自分を分析してみました
あなたもそうだと思いますが、忙し過ぎると「いつもと違う自分」になりますよね。焦りやイライラでパフォーマンスが落ちるのは誰もが1度は経験しています。
では、人は忙し過ぎると具体的にどのような状態になるのでしょうか？
自分を分析してみたところ以下の3つの弊害が判明しました。
- やるべきことを忘れる
- 作業効率が落ちる
- 人とうまく連携が取れない
それぞれ簡単に解説しますね。
１：やるべきことを忘れる
ある日突然「うわっ、忘れてた！」となった経験はありませんか？
やることが多いとタスクを1つ忘れても全く気づけませんよね。
タスクが3つなら1つ忘れても「なんか忘れてるな」と思えるのですが、10もあると記憶からすっかり抜け落ちてしまいます。
２：作業効率が落ちる
さっさと終わらせて次へ進まないといけないのに、それができなくなります。
なぜなら焦って作業効率が落ちるからです。いわゆるキャパシティーオーバーというやつですね。
他の「やらなきゃいけないこと」を考えていると、目の前の作業が雑になってしまいます。
３：人とうまく連携が取れない
忙し過ぎると、周りの人との連携もうまくいかなくなります。
- 人から頼まれたことをやり忘れる
- 人に頼んだつもりが頼めていない
- 頼んだけど相手も忙し過ぎてやり忘れる
自分だけでなく、職場全体がパニックに！
忙し過ぎてミスしてしまう。そのミスでさらに忙しくなる…最悪だ！
このような負のスパイラルから抜け出すにはどうすれば良いのでしょうか？
忙し過ぎてミスしてしまう2つの原因とは
対策を打つには原因をしっかりと把握するべきですよね。
というわけで、ミスしてしまう原因を解説しますね。
- 心にゆとりが無くて処理が追いつかない
- 作業効率が悪くて処理が追いつかない
原因１：心にゆとりがない
心にゆとりがない人ほど視野が狭く、ミスしやすい傾向があります。
心のゆとりを「テーブルの大きさ」に例えてみましょう。テーブルが大きければ、その上に物が散乱していても1つ1つを視認できますよね。
では、テーブルが小さいとどうなるでしょうか？
物は縦に積み上がり、埋もれた物は視認できません。
忙しすぎてミスしてしまうのは全体を把握する余裕がないせいです。
原因２：作業効率が悪い
作業効率が悪いと次から次へとタスクが舞い込んで処理が追いつかなくなります。
テーブルに置かれた物を片付ければ、他の作業をするためのスペースができますよね。ハサミは引き出しに、本は本棚に、ティッシュゴミはゴミ箱に、という具合に片付ければテーブルの上はスッキリです。
ところが「すぐに片付く物」を放置して次から次へと物を置くと、いくらテーブルが大きくてもそのうち物が山積みになるでしょう。
作業効率が悪いとこうなります。
最高効率で無駄なく作業できるツール「メモ帳」
「忙し過ぎてミスしてしまう」という人は以下の2つに心当たりがあるはずです。
- 心のテーブルが小さい
- テーブル上の物を片付けるのがヘタ
要するに「パニックになって対応しきれない」ということです。
実は、これらの問題を1発で解決できるツールが「メモ帳」なんです。
焦りを消して気持ちを楽にする「メモ捨て」術
あなたにぜひ試してほしい「メモ帳の使い方」をご紹介します。
パン
簡単にできるので覚えておいて損はないはずですよ！
おすすめの「メモ帳」はコレ！
「メモ帳」と言っても、形状は色々あります。
- スケジュールを書く「手帳」
- 勉強で使う「大学ノート」
- 付箋にできる「ポストイット」
- スマホアプリの「メモ帳」
情報を文字で残すものは全て「メモ帳」です。
色々とある中で、ぼくの生産性を劇的に向上してくれたのは「切り取れるメモ帳」でした。
イメージだと↓こういうやつです。
このメモ帳を使うと焦燥感とミスの両方をなくせますよ！
ここからはステップ形式でやり方を説明しますね。
ステップ１：すべての作業を視覚化
まずは「思いつくすべての作業」を箇条書きにします。
必要と思ったタスクはすべて書く。ルールはこれだけです。
こうすると「やり忘れはないか」という不安がなくなるのでおすすめですよ。
ステップ２：片づけたら線を引いて消す
次は実行です。メモ帳を見ながら「今すぐできる作業」をどんどん消化していきます。
そして完了した作業はこのように線で引いて「完了済」にしましょう。
「やることが減った」と実感して気が楽になります。
例えるなら、パソコンのデスクトップに散乱したデータファイルを「ゴミ箱」に捨てていくようなものです。画面がスッキリして気分が良くなりますよね。それと同じ効果があります。
チェック（レ点）だと視覚的に終わった感じがしないのでおすすめしません！
ステップ３：すべて片づいたメモはゴミ箱へポイ
箇条書きにした作業がすべて完了したら、その紙は切り取って捨てます。
パソコンの「ゴミ箱を空にする」と一緒で、完全に消去するとものすごく安心します。「これらの作業は終わったから忘れてもいい」と思えるからです。
この安心感が心にゆとりをもたらし、多忙でもへっちゃらになるんです！
質問１：作業が終わらなかったら？
もし作業が終わらなかったら、メモはそのまま残しておきます。
そして翌日、またステップ1からやるのです。
すると「今日のやること」と「昨日できなかったこと」で紙が2枚になりますよね。両方に目を通せばやり忘れを防げます。
もし次の日も、そのまた次の日も作業が終わらなかったらどうなりますか？
やるべき作業が少しでも残ると紙が3枚、4枚、5枚と増えていきますが…それでいいんです！
作業がすべて終わった紙は捨てられます。5枚が4枚に、4枚が3枚に、という具合に減っていくと「よし！よし！」と達成感が得られるのでむしろメリットなんです。
この気持ち良さがパフォーマンスを底上げするので、ぜひやってみてください！
質問２：スマホのアプリでも代用できる？
スマホのアプリに「メモ帳」ってありますよね。
わざわざ紙のメモ帳を買う必要はないのでは？
と思う人もいるかもしれないのでお答えします。
ぼくの答えは「代用できないこともないが、紙のメモ帳のほうが絶対いい」です。
ぼくもメモ帳アプリを試したのですが、デメリットが3つありました。
- 文字を消したら復元できない
- 気持ちがスッキリしない
- 周りの人の心証が悪い
まず、文字を消したら復元できません。紙ならゴミ箱から回収すれば「どの作業が終わったか」がわかりますが、データだと消した文字を元に戻せません。
次に、気持ちがスッキリしません。「終わった作業に線を引く」「すべて終わったらゴミ箱にポイする」といった行為がもたらす心の恩恵がデータだと得られませんでした。
最後に、スマホを弄る姿は周りの人に「遊んでいる」という誤解を与えます。紙のメモ帳なら評価が上がるのに、スマホのメモ帳だと評価が下がるのです。
以上3つの理由から、紙のメモ帳を使うことをおすすめします。
些細なことでもメモるべき理由
まあ大した量じゃないし、メモしなくてもいいかな
ちょっとした用事は「後でやろう」と思うことってありますよね。
そんなとき、あなたならメモを取りますか？
それとも「これくらい覚えておける」と思いますか？
結論から言うと、どれほど小さいことでもメモは取ったほうが良いです！
なぜならパニックを防ぐのに役立つからです。
アメリカのとある心理研究によると、ぼくたちは1日に6万回の思考をおこなっているそうです。
このうちの数万という思考が「過去の心配事」に割り当てられているから生産性が落ちるんですね。
これが「ゆとり」がなくなる原因です。
どれほど小さくてもやるべきことを視覚化しておくと安心ですし、終わったことをいちいち心配するのは疲れますよね。
だからこそ「メモ捨て」術を強くおすすめします！
まとめ：パニックはメモ帳でスッキリさせよう！
- ゆとりの無さと効率の悪さがミスの原因
- メモ帳を使えば忙しさに対応できる
本記事で紹介した「メモ捨て」術を実践してみてください。
- やることをメモ用紙に洗い出し、
- 1つ1つ着実に終わらせて、
- 全部終わったらメモ用紙ごと捨てる。
パソコンのレジストリを全消去すると動作が軽くなるのと同じで、心の中の「心配事」をゴミ箱に捨てれば気持ちが軽くなってミスもしなくなりますよ。
それと今回はメモ帳でしたが、実は「言葉」でも心のゆとりを取り戻せます。
次の記事で紹介しているので気になる方はこちらもどうぞ。
最後までお読みいただきありがとうございました。
よろしければ他の記事も読んでみてください。
今回は以上です。